對(duì)于會(huì)議公司來(lái)說(shuō)，其成本費(fèi)用并不高，主要花在成本上的費(fèi)用就是在進(jìn)行業(yè)務(wù)的時(shí)候需要住宿費(fèi)用，會(huì)議室的使用費(fèi)用，來(lái)往交通費(fèi)用以及人員的餐飲費(fèi)用等等，會(huì)議公司應(yīng)針對(duì)主辦方的要求來(lái)設(shè)計(jì)服務(wù)方案。

　　1.住宿費(fèi)用

　　酒店住宿費(fèi)用是會(huì)議費(fèi)用中的主要開銷，一般而言價(jià)格受酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素影響波動(dòng)，相比于自己預(yù)定同過(guò)專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商通常能獲得比較好的折扣。

　　2.會(huì)議室費(fèi)用

　　會(huì)議室租賃，或者說(shuō)是會(huì)議場(chǎng)地的租賃、可細(xì)分為會(huì)議場(chǎng)地租金、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用，其他支持費(fèi)用。主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。

　　3.交通費(fèi)用

　　（1）出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用：包括航班、鐵路、公路，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)至住宿地的交通。

　　（2）會(huì)議期間交通費(fèi)用：主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。

　　（3）歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、交通費(fèi)用。

　　4.餐飲費(fèi)用

　　（1）早餐，早餐形式一般以自助餐為主，費(fèi)用的計(jì)算以人數(shù)為依據(jù)。

　　（2）中午餐，中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。

　　（3）酒水及服務(wù)費(fèi)，一般來(lái)說(shuō)在酒店就餐，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。

　　（4）會(huì)場(chǎng)茶歇，影響會(huì)場(chǎng)茶歇的因素包括了有參會(huì)人數(shù)、茶歇點(diǎn)心飲料的等因素。

　　5.其他會(huì)議雜費(fèi)

　　雜費(fèi)是指會(huì)展過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。

　　雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。